En organisation anordnar årligen en stor tävling med över 1000 deltagare. Anmälning till tävlingen kan bl a göras på ett anmälningsformulär som antingen skickas eller faxas in till organisationens kansli. Det går också att anmäla sig till tävlingen via ett formulär på Internet och dessa anmälningar kommer till kansliet som vanliga e-postmeddelanden.

För varje tävling så måste alla anmälda deltagare registreras i ett speciellt dataprogram som senare tar fram starttider och rapporter. Detta arbete sker helt manuellt eftersom anmälningarna kommer antingen på papper eller via e-post.

För att effektivisera arbetet så valde organisationen att teckna ett abonnemang på tjänsten Kontaktservice. I abonnemanget ingår det anpassning av en formulärsida där valfri information som registreras på Internet kan styras till önskat fält i kontaktregistret i Peak24 Medlem 7.0 eller Peak24 förbund 7.0. Organisationen bestämde därför hur formuläret skulle se ut och hur den inkommande informationen skulle hanteras.

Active Coach Svenska AB gjorde anpassningen och skickade sedan en formulärfil via e-post till organisationen som sedan lästes in programmet. Organisationen skapade och överförde sedan själv sina formulär till den speciella webbplats som ingick i abonnemanget.

I all marknadsföring hänvisades sedan deltagare att i första hand göra sina anmälningar via Internet och från det speciella formulär som anpassats för tävlingen. Av 1000 deltagare gjorde nu ca 750 personer sina anmälningar via Internet.

Anmälningstiden sträcker sig under en period av ca två månader och varje gång kanslisten loggar in i kontaktregistret så sker en automatisk kontroll av eventuella inkomna anmälningar. Om så är fallet får kanslisten en uppmaning att gå till sidan för registervård och där göra en hämtning av anmälningar från Internetservern.
Kanslisten kan själv besluta om serverkontrollen ska ske automatiskt en gång per dag eller om kanslisten istället ska låta programmet manuellt gå ut på servern och hämta eventuella anmälningar.

(Klicka på skärmbilden ovan för granskning)

På sidan för registervård behöver kanslisten bara klicka på knappen "Hämta nya kontakter och adressändringar".

Programmet ansluter nu automatiskt till servern och hämtar eventuella tävlingsanmälningar.

När hämtningen är avslutad presenteras resultatet i en lista.


(Klicka på skärmbilden ovan för granskning)

Alla hämtade anmälningar är rödmarkerade vilket antingen visar att personen inte är registrerad (ny anmälning) eller att anmäld information avviker från befintlig kontaktinformation (ändring).

Så fort en person är registrerad eller uppdaterad så blir varje rad grönmarkerad. Detta gör det lätt för kanslisten att ha bra kontroll över vilka anmälningar som redan är åtgärdade.

(Klicka på skärmbilden ovan för granskning)

Kanslisten behöver nu bara klicka på önskad anmälning för att komma till åtgärdssidan.

I detta fall så avser anmälan en ny anmälning. På vänstra sidan av bilden visas de anmälningsuppgifter som den nya personen skickat.

Nu behöver kanslisten bara klicka på knappen "Skapa ny kontakt" så registreras personen som en ny kontakt i kontaktregistret och får ett nytt ID-nummer.

(Klicka på skärmbilden ovan för granskning)

När den nya anmälningen är registrerad så kan kanslisten manuellt registrera eventuell övrig information såsom kategorier och egna uppgifter.

Om den nya anmälningen innehåller några speciella önskemål så finns dessa noterade i meddelandefältet.

När anmälningen är färdigbearbetad så går kanslisten tillbaks till listan och klickar på nästa anmälning.

(Klicka på skärmbilden ovan för granskning)

När anmälningstiden har gått ut så skapar kanslisten en exportfil med alla anmälningar. Detta görs direkt från kontaktregistret och filen kan sedan läsas in i det aktuella tävlingsprogrammet.

SAMMANFATTNING

Att bearbeta varje anmälning utan manuella registreringar tar i medeltal ca 10 sekunder per uppdrag. Då har hänsyn tagits till att kanslisten tittar igenom anmäld information och kontrollerat att allt verkar vara riktigt.

Kanslisten kan också själv bestämma när hanteringen av inkommande anmälningar ska ske under dagen. Detta kan nu planeras till tider med mindre arbetsbelastning utan att det påverkar medlemsservice eller övrig administration.

För tjänsten Kontaktservice betalar föreningen endast 1 450 kronor + moms per år.

För mer information om tjänsten Kontaktservice och medlemsprogrammen inom serien Peak24 Softline kan du ta kontakt med Active Coach Svenska AB.